Účtovníctvo v Nitre: ako vybrať účtovnú firmu pre svoju s. r. o.

Najprv pomenujte potreby svojej s. r. o.

Pred oslovením účtovnej firmy si povedzte, ako vaše podnikanie funguje. Účtovník potrebuje vedieť, čo predávate, ako prijímate platby, či zamestnávate ľudí a s čím potrebujete pomôcť. Doplňte aj približný počet faktúr za mesiac. Na základe týchto informácií vám bude vedieť navrhnúť potrebné služby a pripraviť cenovú ponuku.

Iné podklady potrebuje spoločnosť poskytujúca služby a iné firma so skladom, hotovostnými predajmi alebo obchodmi v zahraničí. Uveďte aj úvery, leasing, firemné vozidlá a plánované zmeny. Ak sa chystáte prijať zamestnancov, upozornite na to už pri úvodnej konzultácii.

Pripravte si stručný prehľad:

• predmet podnikania a spôsob fakturácie

• približný počet dokladov a bankových účtov

• informáciu o DPH a zahraničných obchodoch

• zamestnancov a typy pracovných vzťahov

• majetok, sklad a finančné záväzky

• otázky, na ktoré dnes nemáte zrozumiteľnú odpoveď

Pomenujte aj dôvod, prečo partnera hľadáte. Potrebujete prvé nastavenie agendy, menej administratívy alebo pravidelný prehľad o hospodárení? Tento rozdiel ovplyvňuje vhodný rozsah vedenia účtovníctva aj očakávania oboch strán.

Čo má účtovná firma prevziať a čo zostáva vám?

Rozsah účtovníckej služby má byť konkrétny a písomne dohodnutý. Všeobecné označenie „kompletné účtovníctvo“ nestačí, ak nie je jasné, či zahŕňa mzdy, ročné práce, konzultácie alebo komunikáciu s úradmi.

Zistite, čo všetko pre vás účtovná firma vybaví – od spracovania dokladov až po účtovnú závierku, daňové priznania a DPH, ak sa vás týka. Dohodnite sa, aké doklady budete posielať, kto ich skontroluje a aké prehľady budete dostávať. Ujasnite si aj to, ktoré úlohy zostanú na vás. Napríklad či vám účtovník len pripraví údaje k platbe, ktorú následne uhradíte vy, alebo zabezpečí aj jej zaplatenie.

Účtovníctvo môžete zveriť externej firme, no vaša spoločnosť zaň podľa § 5 zákona o účtovníctve naďalej nesie zákonnú zodpovednosť. V praxi je preto dobré mať prehľad o tom, či ste účtovníkovi odovzdali všetky potrebné doklady a či vybavil úlohy, na ktorých ste sa dohodli.

Dohoda by mala riešiť aj neštandardné situácie: chýbajúci doklad, opravu staršieho obdobia, kontrolu alebo náhle zastupovanie kontaktnej osoby. Vopred sa opýtajte, ako dodávateľ oznámi problém a ktoré práce vyžadujú samostatné odsúhlasenie.

Nastavte odovzdávanie dokladov a komunikáciu

Dobrý proces môže znížiť počet telefonátov, pri ktorých obe strany zisťujú, čo ešte chýba. Dohodnite jeden hlavný spôsob odovzdávania dokladov, pravidelný termín a zodpovednú osobu vo firme.

Pri digitálnom odovzdávaní si overte, aké formáty dodávateľ prijíma, ako označovať dokumenty a kde budete vidieť prípadné požiadavky na doplnenie. Pri papierových dokladoch pomôže jednoduchý zoznam odovzdaných podkladov. Dôležitá je hlavne dohľadateľnosť.

Komunikáciu posudzujte podľa konkrétnych odpovedí. Namiesto otázky „Budete dostupní?“ sa pýtajte: „Ako riešite bežné otázky a čo máme urobiť pri naliehavom probléme?“ Rozlišujte dohodnutú reakciu na správu od času potrebného na vyriešenie odbornej otázky.

Dohodnite sa aj na tom, ako budete zdieľať dokumenty a kto k nim bude mať prístup. Heslá neposielajte do spoločných e-mailov ani skupinových správ. Každému sprístupnite len dokumenty, ktoré potrebuje na svoju prácu, a majte prehľad o tom, komu ste prístup udelili.

Aký finančný prehľad potrebujete na rozhodovanie?

Spracované doklady ešte neznamenajú, že máte jasno v tom, ako sa vašej firme darí. Dohodnite sa preto s účtovníkom, aké prehľady vám bude pripravovať a či vám aj vysvetlí, čo jednotlivé čísla znamenajú.

Pravidelný prehľad vám ukáže, ako sa vašej firme darí. Môže vám ukázať výnosy, náklady, zisk alebo stratu aj to, koľko peňazí má firma ešte dostať a koľko musí zaplatiť. Cash flow znamená, koľko peňazí do firmy prichádza a koľko z nej odchádza. Zisk preto nemusí zodpovedať sume na účte. Firma môže byť podľa účtovníctva v zisku, aj keď jej zákazníci ešte nezaplatili faktúry.

Modelový príklad: Firma poskytujúca servisné služby fakturuje zákazníkom, ktorí platia neskôr. Majiteľ vidí rastúce výnosy, ale pred výplatami mu chýbajú peniaze. Užitočný prehľad preto zahŕňa aj splatnosť pohľadávok a plánované úhrady. Samotná informácia o výsledku hospodárenia mu problém nevysvetlí.

Ako porovnať účtovníctvo v Nitre pred podpisom zmluvy

Už pri prvom rozhovore si všimnite, na čo sa vás účtovná firma pýta. Zaujíma ju, ako podnikáte, aké doklady máte a čo od spolupráce potrebujete? Čím lepšie spozná vašu firmu, tým presnejšie sa môžete dohodnúť na službách. Samotné otázky síce kvalitu práce nezaručia, ale napovedia vám, či sa snaží pochopiť vaše potreby.

Dohodnite sa aj na tom, kde budete ukladať dokumenty a čo sa stane, ak sa zmení človek, s ktorým komunikujete. Doklady a dôležité dohody by mal vedieť nájsť aj ten, kto vaše účtovníctvo prevezme, aby ste nemuseli všetko vysvetľovať odznova. Ujasnite si tiež, komu a ako oznámite zmeny v podnikaní, napríklad novú službu, obchodovanie so zahraničím alebo nový úver.

Po prvých mesiacoch si prejdite, či spolupráca funguje tak, ako ste si predstavovali. Rozumiete prehľadom, ktoré dostávate, a stíhate posielať doklady načas? Ak niečo nefunguje, povedzte si konkrétne, čo treba zmeniť. Pomôcť môže jednoduchší spôsob odovzdávania dokladov alebo pravidelný telefonát, pri ktorom si prejdete otázky.

Pozrite si aj skúsenosti ďalších klientov, najmä firiem, ktoré podnikajú podobne ako vy. Môžu vám napovedať, ako účtovná firma pracuje a komunikuje. Podmienky spolupráce si však dohodnite podľa vlastných potrieb. Opýtajte sa aj na to, ako firma rieši prípadné chyby a kto zastúpi vášho účtovníka počas dovolenky či choroby.

Pri ponuke si overte, čo presne je v cene a za čo sa platí navyše. Ak dostávate neurčité odpovede alebo sľuby bez toho, aby firma poznala vaše podnikanie, pýtajte sa ďalej. Pred podpisom by vám malo byť jasné, čo účtovná firma vybaví a čo budete musieť zabezpečiť vy.

V J.S. Agency pri vedení účtovníctva najprv zisťujeme, ako vaša firma funguje a čo potrebuje. Podľa toho nastavíme rozsah služieb aj pravidelné prehľady, aby ste vedeli, ako sa vašej firme darí.

Vyberáte partnera pre svoju s. r. o.? Dohodnite si bezplatnú prvú konzultáciu s J.S. Agency a prejdeme potreby vašej firmy aj vhodný rozsah spolupráce.